แน่นอนว่า ในทุกๆ องค์กรล้วนต้องมีการจัดวางโครงสร้างระบบบริหาร ระบบการจัดการ ระบบการทำงาน เพื่อขับเคลื่อนองค์กร โดยมีบุคลากรหรือพนักงานในองค์กรเป็นฟันเฟื่องหลักของโครงสร้าง ดังนั้นแล้ว การทำให้บุคลากรหรือพนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็จะยิ่งส่งผลดีต่อศักยภาพขององค์กร

       ‘การอบรม 5ส’ เป็นกิจกรรมหนึ่งที่จะช่วยสร้างพื้นฐานการทำงานที่ดีให้กับบุคลากรในองค์กรนั้นๆ ทั้งในแง่ของปริมาณงานและคุณภาพงาน ซึ่งองค์กรมีความจำเป็นที่จะต้องสร้างกระบวนการรับรู้ให้แก่บุคลากร เพื่อให้เห็นข้อดีและประโยชน์ของกิจกรรม 5ส ที่มีต่อองค์กรและตัวของบุคลากรเอง อันจะนำไปสู่การเกิดเป็นวัฒนธรรมองค์กรในที่สุด  

        โดย ‘5ส’ ที่กล่าวถึงนี้ประกอบไปด้วย สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัย ซึ่งทั้งหมดนี้มุ่งเน้นการสร้างสภาวะแวดล้อมที่ดีในการทำงาน เมื่อบุคลากรปฏิบัติงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพก็จะสามารถนำพาองค์กรไปสู่เป้าหมายและความสำเร็จทางธุรกิจได้

กิจกรรม 5ส ประกอบด้วย

          สะสาง จัดระเบียบเรียบเรียงความสำคัญระหว่างสิ่งของที่จำเป็นและไม่จำเป็นต่อการใช้งาน หากพิจารณาแล้ว สิ่งของนั้นมีค่าแต่ไม่จำเป็นต้องใช้ ควรนำไปขายหรือบริจาค ขณะเดียวกัน หากมีสิ่งของที่ไม่จำเป็นต้องใช้และไม่มีค่า ก็ไม่ควรเก็บเอาไว้ให้สิ้นเปลืองพื้นที่การทำงาน สะสางสิ่งของเหล่านั้นออกไปเพื่อเพิ่มพื้นที่ใช้สอยในที่ทำงานเป็นวิธีที่ดีที่สุด แถมยังช่วยให้สถานที่ทำงานเป็นระเบียบอีกด้วย

          สะดวก  เมื่อทำการสะสางและคัดแยกสิ่งของเรียบร้อยแล้ว เพื่อความสะดวกในการทำงาน ควรจัดระบบระเบียบในการจัดวางสิ่งของต่างๆ แบ่งแยกประเภทหรือหมวดหมู่ให้ชัดเจน ทำสัญลักษณ์เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา ช่วยประหยัดเวลาในการหยิบจับนำไปใช้งาน และต้องไม่ลืมนำกลับมาวางเก็บคืนไว้ที่เดิมทุกครั้งหลังจากใช้งานเสร็จแล้ว

          สะอาด  หมั่นทำความสะอาดสถานที่ทำงาน ทั้งโต๊ะทำงาน พื้นที่โดยรอบ เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน รวมไปถึงดูแลรักษาทำความสะอาดเครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ อยู่สม่ำเสมอ เพราะนอกจากจะทำให้น่าหยิบจับใช้งานแล้ว ยังเป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและยืดอายุการใช้งานอีกด้วย

          สุขลักษณะ เมื่อปฏิบัต 3ส. แรกอย่างต่อเนื่องแล้ว สิ่งที่เป็นผลตามมาก็คือ สุขลักษณะที่ดี อันจะเกิดกับตัวบุคลากรในองค์กรนั้นๆ โดยเฉพาะเรื่องสุขภาพ เพราะได้ทำงานอยู่ในสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมถูกสุขลักษณะ และเมื่อสุขภาพร่างกายแข็งแรงก็ทำให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

          สร้างนิสัย ท้ายที่สุดแล้ว หากต้องการให้กิจกรรม 5ส นี้บรรลุเป้าหมายและประสบผลสำเร็จ จะต้องปฏิบัติทั้ง 4 ข้อที่กล่าวมาข้างต้นให้ต่อเนื่อง เคยชิน และนำไปปรับใช้ในการทำงานจนเกิดเป็นนิสัย ผลลัพธ์ที่ได้นอกจากจะส่งผลดีกับตัวกับบุคคลแล้ว ยังทำให้ภายในองค์กรมีบรรยากาศที่ดีในการทำงาน กลายเป็นองค์กรที่ถูกขับเคลื่อนโดยบุคลากรคุณภาพ

กิจกรรม 5ส เหมาะกับใครบ้าง

สำหรับกิจกรรม 5ส นี้ เป็นกิจกรรมที่มุ่งเน้นผลสำเร็จในระดับองค์กร อันเกิดจากการความร่วมมือร่วมใจของบุคลากรทุกภาคส่วนที่นำไปหลักการ 5ส ไปปฏิบัติใช้จริงกับการทำงาน เริ่มตั้งแต่ระดับ เจ้าของกิจการหรือผู้บริหาร, ผู้จัดการ, หัวหน้างาน ไปจนถึงระดับพนักงานทั่วไป ซึ่งหากทุกคนในองค์กรให้ความร่วมมือตามหลักการ 5ส เช่นนี้แล้ว ก็จะทำให้เกิดสังคมการทำงานที่ดีได้อย่างแน่นอน